Social-mente utili, usare i gruppi Facebook, Mailing Lists, Whatsapp ecc.

L’uso dei gruppi di discussione non è mai stato tanto di moda quanto ora in particolare con la diffusione di Whatsapp.
Ma proprio l’accesso di tutti a qualcosa che prima era di pochi costringe ad insegnare come questi strumenti vanno usati.

Cosa si intende intanto per ‘gruppo di discussione’?
Sono strumenti che permettono di far dialogare una cerchia di persone ristretta in modo che il testo/immagine/suono postato da uno venga rigirato su tutti gli iscritti del gruppo.

Il gruppo di discussione tradizionale è la ‘mailing list’. In pratica se invio a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. tutti i soci la ricevono.

Di solito la Mailing List viene predisposta da qualcuno (ci si deve iscrivere in modo meno semplice che su Whatsapp), vanno gestiti, sono per loro natura molto più ‘asincroni’, le persone difficilmente sono interrotte da una Email, di solito si sono prese il tempo di leggerla.

Attenzione, certe logiche valgono anche ad esempio su Facebook ma in questo caso non mi riferisco ai 'post normali' ma ai post sui gruppi, nei primi in Facebook il contenuto condiviso non arriva a tutti gli iscritti del gruppo ma solo ad alcuni sulla base di automatismi di profilazione dei gradimenti.

Altra distinzione importante è quella tra i gruppi monodirezionali o bidirezionali.
Nei monodirezionali uno scrive a tutti e questi non possono rispondere (ad esempio il direttore di una azienda che scrive a tutti i dipendenti).
Ovviamente in gruppi di questo tipo non ci sono particolari problemi, un unico responsabile, al massimo in caso di uso sbagliato (messaggi troppo prolissi e/o frequenti), il rischio è che chi scrive mandi delle Email che non verranno lette o che finiranno direttamente nel cestino.

Distinzione importante è anche tra i gruppi ‘moderati’ e ‘non moderati’, nei gruppi moderati chi scrive vede partire il proprio messaggio solo dopo l’approvazione di un responsabile.
Non si parla evidentemente di Whatsapp che nasce non moderato.
Gruppi enormi (1000 e più iscritti) sono di fatto costretti alla moderazione.
Bastano pochi stupidi a rendere un gruppo al limite del tollerabile, aumentando il numero degli iscritti aumentano i disturbatori e gli incapaci.
Molti gruppi si rassegnano alla moderazione dopo brutte esperienze, ad esempio dissidi tra i componenti (ricordo un gruppo in cui due si denunciarono a vicenda all’autorità giudiziaria).
I gruppi funzionano sempre finché non crescono (diciamo quando si va oltre le quattro o cinque persone).
Un gruppo è tanto più efficace quanto più raggiunge l’obiettivo comunicativo senza ‘rumore di fondo’.
Nei gruppi non moderati il tutto è delegato tutto al buon senso e al rispetto delle regole (anche non scritte), delle persone che lo compongono.
Un gruppo che non funziona o è troppo rumoroso vede le persone disiscriversi.
Nei gruppi moderati c’è il problema del tempo di moderazione, in pratica quanto tempo mette il moderatore (che di solito è un volontario che non lo fa per lavoro), ad approvare il messaggio. Quindi la moderazione è una scocciatura ma inevitabile quando molti trasgrediscono le buone regole di convivenza, nonostante i richiami e la gente comincia a trovare il gruppo più fastidioso che utile ed alcuni cominciano a disiscriversi.

Di seguito posto il codice che applico nella mia moderazione dei gruppi delle associazioni:
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I post non devono contenere frasi offensive o di attacco ad altri soci.
Le informazioni postate devono avere attinenza con l'attività di [……….] o con l'associazione stessa.
Sono consentite notizie di carattere informativo, eventualmente anche sotto forma di dibattito, comunque sempre votato al rispetto delle parti e delle diversità di opinione.
Sono permessi Link anche a siti aziendali, Blog, progetti ecc. purché gli stessi siano funzionali agli argomenti di cui sopra.
Non sono approvati link di prevalente interesse pubblicitario.
Offerte di lavoro possono essere approvate, purché non siano qualcosa di generico non specificatamente orientate a ricercare personale tra i soci.
Non sono approvati link a curiosità di carattere generale fuori tema, ovviamente non sono tollerate catene di S.Antonio.
Anche generici messaggi di Auguri (tranne quelli istituzionali del Presidente o del Consiglio Direttivo), rischiano, pur in buona fede, di dare il via a catene di messaggi e risposte poco rilevanti, quindi difficilmente vengono approvati.
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Un errore classico di chi usa Whatsapp è di pensare che tutti coloro che utilizzano lo stesso mezzo abbiano lo stesso tempo a disposizione.
Gli utenti che hanno un maggiore vita social sono indiscutibilmente coloro che hanno più tempo da perdere.
La cosa è particolarmente evidente guardando la tempestività delle risposte.
Chiunque fa un lavoro che richieda un minimo di impegno o concentrazione non ha tempo di guardare i messaggini.
Poi ci sono mestieri che permettono di essere tempestivi in certi momenti e non in altri.
Ad esempio se sto programmando nessun messaggino può distrarmi, li leggo tutti dopo, diversamente se sto facendo delle lettere commerciali.
Possono essere messaggi anche importanti, una società con i server fermi, in questo caso ho la ‘linea urgenze’, il telefono che interrompe anche attività che esigono concentrazione.
Non c’è cosa più frustrante di guardare un messaggino che ti ha interrotto mentre stai lavorando e vedere che è il quindicesimo messaggio di buon onomastico con la foto di un gattino in un gruppo Whatsapp.
Di solito molti professionisti finiscono con lo disiscriversi dai gruppi, nel mio caso semplicemente li silenzio.

Faccio un esempio di uso improprio di un gruppo.
A scrive: Dove andiamo stasera
B scrive: al ristorante
A scrive: a che ora
B scrive: alle 18
A scrive: dove ci troviamo
B scrive: davanti al bar Centrale

Immaginiamo questa discussione in una mailing list di 50 persone o in Whatsapp.
In due minuti sono state inviati 300 messaggi (50x6).
Se A avesse scritto direttamente a B e avesse scritto una Email al gruppo: ‘Questa sera andiamo al ristorante alle 18 e ci troviamo davanti al bar Centrale’.
Il risultato sarebbe stato, 7 Email, ciascuno del gruppo avrebbe letto una sola Email rilevante e non altre 6 assolutamente inutili.
E se ci si deve accordare per un orario?
Non lo si fa con una mailing list, per queste cose ci sono i Doodle o altri strumenti.
Se ad esempio dobbiamo correggere una bozza di documento in tanti non lo si può fare con una mailing list, si usano i Wiki o altri strumenti.
Insomma i gruppi di discussione sono comodissimi ma non adatti a tutto.

Prima di scrivere in un gruppo la prima domanda che mi devo fare è ‘devo dirlo a lui o devo dirlo a tutti?’.
Se A scrive Buon Compleanno a B in lista, perché lo fa?
Per far vedere a tutti che B ha il compleanno (ed è un buon motivo).
Ma se C fa poi gli auguri a B sul gruppo non è dire ‘voglio farti gli auguri’, avrebbe potuto farli in una Email diretta, è un dire ‘guardate che anche io faccio gli auguri a B’, la mia risposta conseguente sarebbe 'hai fatto bene a dirmelo, ero preoccupato'.
A maggior ragione auguri meno ‘importanti’, come l’onomastico.
In un gruppo di 50 persone ci ritroviamo 49 messaggi di fatto non indirizzati a noi (e quindi rumore di fondo, spazzatura).
La stessa cosa vale per i complimenti.
Se uno del gruppo vince ad esempio una competizione è giusto postare complimenti da parte di tutto il gruppo (se poi uno vuole dissociarsi pubblicamente lo può sempre fare).
Se dovete fare ulteriori complimenti fateli direttamente via Email o con un messaggino diretto.
Inutile leggere 49 messaggi di complimenti che non aggiungono niente.
Paradossalmente fare complimenti od auguri così peraltro alimenta il pettegolezzo, ‘tizio non gli ha fatti, perché?’.

Poche liste accettano gli allegati, questi richiedono ancora maggiore attenzione.
Scrivere in una lista con una immagine in allegato da 2 megabyte a 100 persone, vuol dire inviare 200 mega di dati. Rispondere ad una Email di questo tipo senza rimuovere l’allegato vuol dire caricare inutilmente il server.
Per chi lo sa fare, meglio postare il materiale su qualche server e limitarsi ad inviare il link al materiale.

Quanto alle ‘Catene di S.Antonio’, vanno evitate per definizione, la stragrande maggioranza sono bufale e anche fossero notizie vere sono usate su un mezzo non idoneo.
Evitate per favore queste catene, vi eviterete figuracce (visto che per la gran parte sono spazzatura), ed evitate il sovraccarico sui server per lavoro inutile (unica cosa assolutamente certa).

Cercate di diffondere queste logiche, imparare a dialogare in tanti può essere estremamente utile.
Uso le liste Whatsapp nei Consigli di cui faccio parte, nelle associazioni di cui faccio parte, nelle liste di tecnici, nei gruppi di amici che frequento con la mia famiglia.
Io mia moglie e i miei figli abbiamo un gruppo nostro, poi c’è quello dei parenti.
Insomma sono strumenti relazionali comodi, bisogna solo imparare a usarli.
Bisogna sempre farsi la domanda ‘voglio parlare con lui o con tutti?’.

E se avete bisogno di chiarirvi o discutere animatamente non ci crederete ma tanti anni fa inventarono il telefono.
Ricordatelo

Più la gente imparerà queste regole di conviventza più potrete comunicare efficacemente tramite questi potentissimi strumenti.
E se la gente non segue le regole, di fatto il gruppo è destinato a perdere pian pianino tutti i suoi membri (o almeno quelli che non hanno tempo da perdere).

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